廣西大學檔案館（以下簡稱甲方）擬對2025年紙質檔案數字化掃描加工服務項目進行采購，誠邀符合資格的單位報價。有關事項公告如下：
一、項目基本情況
（一）項目名稱：廣西大學檔案館紙質檔案數字化掃描加工；
（二）項目地點：廣西大學檔案館(圖書館北二樓)；
（三）項目概況：紙質檔案數字化掃描加工服務
1.掃描：A4頁面不少于30萬頁，A3頁面不少于2萬頁。
2.著錄：著錄目錄不少于2萬條。
（具體數量以實際加工為準）。
（四）項目工期：簽訂采購合同后7日內進場，2025年11月15日前完工。
（五）項目經費：本項目總報價不得超過11萬元，且報價含運費、人工費、稅費等一切費用，否則為無效報價。
二、報價人資格
（一）具有獨立承擔民事責任的能力；
（二）具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度；
（三）具有履行合同所必需的設備和專業技術能力；
（四）有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；
（五）參加政府采購活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄；
（六）具備檔案數字化加工相關的營業執照和資質；
（七）本項目不接受聯合體投標，中標后不得分包、轉包。
三、項目服務內容
（一）項目內容
主要環節包括調檔交接、檔案前處理、檔案掃描、圖像處理、元數據采集、圖像數據質檢、目錄著錄、數據備份和移交，實體檔案歸還等。
（二）嚴格遵守并達到國家相關標準及甲方相關規定：
《中華人民共和國檔案法》（2020年國家主席令第47號）
《中華人民共和國檔案法實施條例》（2024年）
《檔案服務外包工作規范 第2部分：檔案數字化服務》（DA/T 68.2-2020）
《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發〔2014〕7號）
《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號）
《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）
《紙質檔案數字復制件光學字符識別（OCR）工作規范》（DA/T 77-2019）
《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）
《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）
服務環節質量要求
1.調檔交接：乙方（以下稱乙方）應指定專人按照與甲方共同制訂的計劃分批次對需要進行數字化加工的檔案及資料進行調檔，并與甲方指定的專人一起做好檔案及資料的清點交接工作，并做好移交記錄。
2.檔案前處理：在掃描之前，乙方必須逐卷、逐份對檔案進行檢查核實，根據甲方約定的規則區分掃描件與非掃描件，并查看有無缺頁、倒頁、漏號、重號、錯號等整理不規范現象，進行相應修改；并根據檔案的實際情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要做出標識；對折皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理，確保檔案數字化質量。需要對整理過程中的錯誤進行記錄，制訂《紙質檔案整理勘誤表》，在紙質檔案移交時提交，否則不予移交。
（1）目錄數據準備：根據甲方提供的檔案數據目錄，對與實體不符或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，應進行相應處理，并注明具體原因和處理方法，必要時由招標人進行審核。
（2）拆除裝訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。
（3）檔案前處理登記：制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案前處理后每份文件的起始頁號和頁數等情況。
3.檔案掃描：
（1）掃描方式：根據檔案幅面的大小(A4、A3等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀進行掃描。主要采用平板掃描方式，保存為JPG和雙層PDF格式。其中JPG為單頁保存，PDF按文件內容合并（例如一份完整的合同）。
（2）掃描色彩模式：掃描模式采用彩色模式進行掃描。
（3）掃描分辨率：掃描分辨率要求 300dpi及以上，特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率至600dpi及以上。
（4）掃描登記：認真填寫加工流水表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案前處理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法，并提交甲方審核同意后，進行處理。
4.圖像處理：圖像資料和原檔案頁碼順序需要一致；圖像不能有壓邊、傾斜、扭曲、比例變形、圖像無法顯示、漏掃、重掃、多掃、順序錯誤等現象；對淡鉛筆印痕的圖件，要保留鉛筆痕跡掃描效果。
（1）旋轉及糾偏：對不符合閱讀方向的數字圖像應進行旋轉還原；對出現偏斜的圖像進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準；
（2）去污：遵循展現檔案原貌的原則，對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等進行去污處理，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡；
（3）圖像拼接：對分幅掃描形成的多幅數字圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像；拼接時應確保拼接處平滑的融合，無明顯拼接痕跡，信息完整，不缺少任何信息；
（4）字跡洇透：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫；
（5）深淺不一：圖像深淺不一時，采用平衡功能，調整圖像深淺一致；
（6）裁邊處理:對圖像進行裁邊處理，去除多余白邊，應在距離頁邊距最外延至少2至3毫米處裁剪圖像。
（7）圖像拼接：學生卡片正反面，需要拼接在一張A4幅面。
5.元數據采集
乙方需制定詳盡的元數據采集策略，全面準確地收集并在項目驗收前提供所掃描檔案的相關元數據。元數據包括且不局限于數字化時間、數字化對象的詳細描述、授權許可詳情、色彩空間配置、掃描分辨率、色彩模式、存儲格式及路徑、掃描設備的品牌與型號、使用的數字化軟件名稱與版本、軟件供應商，以及查看所需軟件條件等關鍵信息。同時，明確數字化成果的交接信息等。
6.圖像數據質檢
乙方指定專人對已完成的檔案前處理成果進行自檢，內容如下：
（1）對于掃描數字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真時，須重新掃描；
（2）對于漏掃、重掃、多掃等情況，應及時糾正；
（3）數字圖像方向應端正，排列順序與檔案原件不一致時，須及時進行調整糾正；
（4）對圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查，發現不符合圖像質量要求時，須重新進行圖像處理；
（5）認真填寫數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描頁數、核對數據、記錄質檢結果和處理意見等。
7.目錄審核、數據著錄、質量控制
（1）掃描后的文檔格式及圖片命名（檔號）方式按照甲方的要求。根據甲方提供的檔案數據目錄，補充對應的圖片檔號，要求索引數據準確并與紙質檔案匹配；檔號命名符合甲方規范。
（2）主要對錄取名冊等進行數據著錄，將同一頁的學生名字錄入一個題名字段，并補充完善對應的檔號、表頭題名等重要數據字段。
（3）由甲方負責對掃描數據條目信息、數據著錄的正確性進行監督審核。
（4）成品驗收圖像準確率：100%（順序準確、不多頁少頁、保持檔案原貌；圖像清晰度達到方便閱讀要求、布局合理、圖文掛接準確）；圖像索引數據匹配準確率：100%；否則甲方有權要求重做。
8.數據移交
（1）數據備份：經驗收合格的完整數據應及時進行備份至移動硬盤（甲方提供），一式三份。移動硬盤或光盤內同時存儲說明文件、目錄文件、電子檔案及其原始數據等。
（2）數據檢驗：不得采用任何技術手段對電子數據進行加密，備份數據也應進行檢驗，主要包括各份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。
（3）檔案數字化加工后的全部數字檔案和電子目錄以及形成的紙質資料所有權屬歸甲方所有。檔案數字化加工后形成的各種統計資料、光盤資料、紙質資料應完整移交，包括各種交接清單、工作制度、出入庫登記名冊、工作記實、工作日志等。
9.檔案歸還
乙方應對需要歸還的檔案實體進行自檢，必須對檔案實體進行逐卷清點，按檔案數量、卷內文件目錄、頁數與順序、文件狀況、裝訂要求等進行檢查，如發現丟失、損壞、圈劃或涂改等應通知甲方進行處理，嚴重情況將追究法律責任；順序錯誤、卷間文件顛倒等情況，將重新進行處理和無條件整改。合格率要求 100%。
歸還每批實體檔案時，掃描加工流程匯總報表和工作日志表等隨同實體一起交接。做好移交記錄。
（四）保密要求
本項目實施期間，嚴格遵守國家保密規定和甲方保密要求。乙方應制定并執行數字化安全保密制度，制定并執行檔案實體交接、數字化加工過程管理、數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規范和管理制度。
1.乙方應履行下列保密義務：
（1）不得泄露、公開或傳播甲方的保密信息；
（2）不得以任何方式將甲方的檔案實體、檔案信息、各類清單等傳播到服務場地之外；
（3）非經甲方允許，不得將與本項目無關的人和物帶入現場，檔案實體和電子檔案載體不得丟失、泄密、損壞；
（4）在開發過程中對數據的處理方式應事先得到甲方的許可；
（5）未經甲方書面許可，不得對有關保密信息進行修改、補充、復制；
（6）加工電腦的USB口必須屏蔽，不得將保密信息以任何方式（如E-mail、優盤復制等）攜帶出甲方規定的場所。
2.乙方需與甲方簽訂保證檔案實體和檔案信息安全的《安全保密協議書》，參與本項目的工作人員簽訂《保密責任書》；所有工作人員的身份證及相關證件復印件須交甲方審核備案。
3.保證檔案安全。檔案的交接，由甲方專職檔案人員和乙方現場負責人在工作區域內進行，并有書面記錄；進出工作區域時需要兩人以上同時行動；加工地點內嚴禁進食、吸煙和任何火源。
（五）工作人員要求
乙方所提供的項目人員需相對穩定，并指派1名專職負責人，1名數字化加工工作的負責人，配備專人負責安全保密工作，所有人員統一掛牌上崗，負責人隨時與甲方進行情況溝通等。同時，參與的工作人員必須提供本人身份證明和簽訂保密承諾書。
（六）驗收要求
1.乙方數據自檢合格后，遞交甲方驗收。需填寫《紙質檔案數字化自檢登記表》，做好自檢記錄，數據提交時必須包含《紙質檔案數字化自檢登記表》，否則不予接收。
2.以抽檢方式進行數據驗收，抽檢比率在10%-20%之間。質檢內容符合下列范圍的，標記合格，否則不合格。
檔案裝訂：所有檔案的裝訂還原情況，差錯率≤1‰；
掃描圖像：漏掃率≤0.2‰；
圖像質量：圖像質量情況完好率99%；
數據掛接：掛接正確率100%；
檔案原始材料：100%不缺失；
其他項目：合格率≥98%。
當抽檢部分的合格率達到98%以上（含98%）時，予以驗收“通過”，當抽檢部分的合格率低于98%，提交驗收數據全部發回全面自檢，直至達到驗收要求。
3.驗收完成后，乙方不得保存甲方任何電子檔案數據，且加工場地的計算機硬盤不得帶離加工現場，該硬盤最終甲方所有。
4.驗收合格后，甲方和乙方雙方共同出具驗收報告。
（七）售后服務要求
1.處理問題響應時間：接到甲方處理問題通知后 8小時內響應，必要時24小時內到達甲方指定現場處理問題。
2.售后服務內容：項目范圍內的檔案電子化（數字化）不符合招標文件技術要求的，乙方需提供免費服務，包括但不限于重新掃描、裝訂、著錄等數字化工作。
（八）其他要求
1.報價人需到現場查看過檔案實體的情況。
2.甲方提供場地和桌椅，不提供檔案掃描所需的任何相應設備和數字化加工軟件。本次檔案數字化掃描項目實施過程中所涉及到的各類計算機、掃描儀及輔助設備、所需的系統、軟件和硬盤等設備和相關耗材，均由乙方提供。乙方在規定時間前，將有關掃描設備、工作場地、人力配置等總體配備完畢。
3.為保證數據的安全，要求乙方在項目開始時，現場開封使用新的電腦硬盤，結束后將硬盤交給甲方，并將加工項目的其他硬件設備中與項目相關的數據進行現場格式化。
4.為保證驗收質量，乙方應于合同簽訂前向甲方繳納合同金額的5%為履約保證金。履約保證金以對公轉賬方式提交，甲方開具財務憑證給乙方。該履約保證金在合同約定全部事項履行完畢后，雙方無未了事項，甲方收到乙方書面申請后無息退還。
5.項目驗收合格后，甲方收到乙方開具的有效發票后，一次性付清合同全部金額。
四、報價表
類目 |
服務內容 |
單位 |
數量 （不少于） |
單價（元） |
小計（元） |
備注 |
檔案掃描數字化 |
A3幅面 |
頁 |
20000 |
|
|
檔案前處理、檔案掃描、圖像處理、元數據采集、數據質檢、裝訂、裝盒等，保存為JPG和雙層PDF格式（合并文件）。 學生卡片正反面分別掃描后需要拼接在一個A4幅面（按掃描2頁A4幅面計）。 |
|
A4幅面 |
頁 |
300000 |
|
|
|
條目著錄 |
主要對錄取名冊進行錄入，校對 |
條 |
20000 |
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|
主要提取同一頁檔案中的學生名字錄入同一個題名字段，最多的是20個名字左右。 |
合計（元） |
|
不超過11萬元 |
五、違約責任
(一）完成質量不符合要求的，甲方有權要求乙方進行重新處理，并達到規定質量要求，并承擔發生的實際費用；
（二）乙方延期完工的，責任應由乙方承擔并補償甲方由此而造成的誤工損失費；
（三）乙方在加工過程中損壞或遺失檔案，或檔案攜帶出加工場地或私自拷貝、擴散甲方所有的檔案，乙方承擔由此給甲方造成的損害及損失，甲方將按照法律法規追究相應經濟責任和刑事責任。
六、報價文件遞交截止時間和地點
（一）報價文件材料通過郵寄或送至：南寧市西鄉塘區大學東路100號廣西大學檔案館104辦公室（圖書館北一樓）。
（二）截止時間：2025年9月19日17:00，逾期不受理。
（三）遞交報價材料有：
1.報價表；
2.具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度的承諾函，加蓋公章；
3.有效的法人營業執照復印件；
4.法人有效身份證復印件（如果委托他人辦理須提供加蓋公章的委托書及委托代理人有效身份證復印件）；
5.列舉近三年曾經做過的檔案數字化項目及掃描量，提供相應合同；
6.項目實施方案。
以上資料按順序裝訂（一式一份，每頁加蓋公章），密封在一個信封（或文件袋）內，以不露報價文件為準。資料不齊全或不符合要求，視為無效報價。
七、聯系人及電話：蔣老師，0771-3239302，18376766139
八、發布公告的媒介：本次詢價公告在廣西大學官網和檔案館官網主頁上發布。
廣西大學檔案館
2025年9月10日
